Купить принтер или арендовать: что выгоднее для бизнеса в 2025 году
Выбирая между покупкой принтера и арендой (или полноценным MPS-сервисом), многие компании ориентируются исключительно на цену устройства. Однако в 2025 году, с учётом изменений на рынке, санкционных ограничений, ухода ряда брендов и растущих затрат на обслуживание, такой подход может привести к недооценке реальных расходов и избыточной нагрузке на IT-службу.
Что на самом деле дешевле — купить принтер или передать управление печатью внешнему подрядчику? Ответ зависит от объёма печати, распределения офисов, внутренних процессов и даже подхода компании к управлению активами.
В этой статье мы разложим всё по полочкам:
Что на самом деле дешевле — купить принтер или передать управление печатью внешнему подрядчику? Ответ зависит от объёма печати, распределения офисов, внутренних процессов и даже подхода компании к управлению активами.
В этой статье мы разложим всё по полочкам:
- Покажем, из чего складывается реальная стоимость владения (TCO)
- Объясним, что такое MPS и чем он отличается от простой аренды
- Приведём конкретные примеры расчётов
- Подскажем, в каких случаях покупка всё ещё оправдана
1. Что значит «купить принтер»: цена, которая не заканчивается на ценнике
На первый взгляд, покупка кажется очевидным решением. Заказали устройство, оплатили счёт, поставили в офис — и печатаете, сколько хотите. Но это лишь вершина айсберга.
1.1. Капитальные затраты (CapEx)
Для отдела закупок покупка — это вложение: одноразовые капитальные затраты. Печатающее устройство уходит на баланс компании как актив. Однако:
- Технику придётся амортизировать
- Стоимость обслуживания и расходников — вне бюджета закупки
- Через 2–3 года устройство может устареть или выйти из строя
1.2. Расходы после покупки
С приобретением устройства начинаются регулярные операционные затраты:
- Картриджи, барабаны, тонер
- Техническое обслуживание (профилактика, замена роликов, ремонт)
- Выездные специалисты или ремонт на месте
- Закупка запчастей и расходников, особенно для брендов с ограниченной доступностью
Эти затраты часто размазаны по бюджету: IT-служба заказывает обслуживание, офис-менеджер — расходники, финдиректор видит лишь “мелкие расходы”. Но в итоге — выходит сумма, сравнимая со стоимостью нового устройства.
1.3. Скрытые издержки
Некоторые расходы неочевидны, но ощутимы:
- Время IT-специалиста на настройку, обновления, устранение ошибок печати
- Простой сотрудников из-за неработающего принтера
- Отсутствие централизованного мониторинга: никто точно не знает, кто сколько печатает, что за бумага ушла, какой картридж закончился
- Неучтённые закупки через “договор с местной конторой по обслуживанию” — часто без контроля качества и без гарантии
На фоне этих издержек всё чаще возникает вопрос: а нельзя ли передать управление на сторону, по понятной фиксированной цене? Это мы рассмотрим в следующем разделе.
2. Что такое аренда принтера и MPS
Когда речь заходит об аренде офисной техники, у многих в голове всплывает простая модель: устройство взяли «в прокат», поставили в офис, а через год вернули. Но в 2025 году такой подход — анахронизм. Компании всё чаще переходят к MPS (Managed Print Services) — модели, где ключевая ценность не в самом принтере, а в аутсорсинге всей печатной инфраструктуры под ключ.
2.1. Что включает в себя MPS
MPS — это не аренда «железа». Это сервис, который включает:
- Предоставление и установку оборудования (принтеры, МФУ)
- Подключение к централизованной системе мониторинга
- Обслуживание (ремонт, диагностика, настройка)
- Поставку расходников автоматически по факту износа
- Поддержку пользователей
- Сбор и аналитику данных по печати (по отделам, пользователям, устройствам)
2.2. Чем это отличается от простой аренды
Таким образом, MPS — это о сервисе и прогнозируемости, а не о физическом устройстве. У клиента нет задачи «починить принтер» или «срочно найти тонер» — вся ответственность лежит на подрядчике.
2.3. Как это работает на практике
Устройства подключаются к системе мониторинга (чаще всего — через SNMP или специальные агенты), что позволяет:
- Видеть онлайн-статус всех принтеров
- Отслеживать, где заканчивается картридж
- Получать отчёты по использованию
Например, если в отделе продаж заканчивается тонер — система автоматически формирует заявку. Курьер доставляет замену без участия офис-менеджера. Всё это — по заранее согласованному SLA, без заявок в IT.
2.4. Как формируется стоимость
Чаще всего — используется один из трёх подходов:
- ₽ / отпечатанная страница — особенно удобно, если у компании нестабильный объём печати
- Фиксированная сумма в месяц / устройство — для предсказуемых печатных процессов
- Гибридная модель — базовая ставка + по факту перерасхода
Чтобы понять, какой вариант подойдёт конкретно вашей компании, важно сравнить их не по общей логике, а по цифрам.
В следующем разделе разберёмся, из чего складывается полная стоимость владения (TCO), и на реальных примерах посмотрим, как меняется итоговая сумма при покупке, аренде и использовании MPS.
В следующем разделе разберёмся, из чего складывается полная стоимость владения (TCO), и на реальных примерах посмотрим, как меняется итоговая сумма при покупке, аренде и использовании MPS.
3. Сравнение TCO (Total Cost of Ownership): покупка vs аренда
TCO (Total Cost of Ownership) — это совокупная стоимость владения активом за всё время его эксплуатации. И в контексте печатной инфраструктуры это один из самых честных инструментов сравнения: он показывает не только цену самого принтера, но и все сопутствующие расходы, которые обычно «размазываются» по бюджету и не видны сразу.
3.1. Из чего складывается TCO
3.2. Пример расчёта TCO: покупка одного принтера на 3 года
Предположим, вы покупаете стандартный монохромный лазерный МФУ формата A4, ориентированный на офис из 10–15 человек. Ниже — условная модель TCO, основанная на среднерыночных данных*.
3.3. Та же ситуация в MPS / аренде
Для того же офиса предлагается устройство аналогичного класса с ежемесячной ставкой 4 000 ₽, включающей:
- Устройство
- Подключение и настройку
- Расходники по мере износа
- Сервисное обслуживание и поддержку
- Онлайн-мониторинг
TCO за 3 года: 4 000 ₽ × 36 мес = 144 000 ₽
На первый взгляд — почти то же самое. Но здесь важно учитывать:
- Риски перерасхода не ложатся на клиента
- Нет внутренних затрат на управление
- Возможна замена устройства на более мощное без дополнительных вложений
- Точное планирование бюджета, особенно в связке с бухгалтерией (OPEX)
3.4. Масштабирование: 10 устройств
На уровне всей организации эффект усиливается. Даже 10 офисных принтеров — это:
- 350 000 ₽ только на закупку
- Несколько каналов поставок расходников
- До 2–3 часов в неделю работы IT по обращениям
- Необъективная нагрузка на одни отделы и недозагрузка других
При MPS все устройства попадают под единое SLA, централизованное управление и поставку ресурсов — это значительно упрощает контроль, особенно для распределённых офисов.
*Примеры построены на обобщённых данных с российского рынка офисной техники в сегменте SMB. Конкретные цифры могут отличаться в зависимости от региона, модели и условий обслуживания.
Теперь, когда видна картина по затратам, самое время перейти к следующему логичному вопросу: какие плюсы и минусы в управлении печатью даёт каждая модель — помимо стоимости?